【立会い日時決め】
・退去者への連絡はできれば固定電話がいいです。携帯から発信する場合は怪しがり直ぐに出ない場合があるため、メッセージに切り替わる場合は伝言を残しておきましょう。
・退去者への電話をかける時は、プロシード名は言わなくても大丈夫です。
「○○マンション立会い代行会社○○の○○です。」
・下記の箇所を最低限確認したうえで退去者と日程打ち合わせを行ってください。
◇解約通知書の送信日付（事前解約通知期間で精算金額に影響するからです。）
◇解約日の確認
◇立会い希望日の有無
・退去者への連絡内容
＞当日の立会い日時の変更（時間、日程）は、日程変更料が必要です。※月末の立会いの場合、月が替わる場合においては、翌月の賃料が発生する場合もあります。
＞当日部屋は空の状態お願いします。
＞本人が来ることをお願いします（代理人が来られる場合は、委任状原本と身分証明書が必要です。）
【立会い日を早く決める理由】
1、次の入居者付けのため、仲介不動産会社が動き始めるため。
2、加盟店自身の先の予定を効率よく埋めていくため。
【立会い日がなかなか確定しない理由】
1、退去者の問題
・引越し会社が引っ越し日時を確定してくれない。
実はこれは、引越し会社が日時を決めないのではなく、退去者が最安での引越しを依頼しているために、引越し会社は空いた時間に予定をいれるためギリギリまで決まらないのです。
・その他の事情
2、管理会社、他の代行会社の問題
・単に退去者が決めてくれないと考え、理由がわかっていない。
【立会い日を早く決めるには】
・「今月は特に詰まっていまして」など、早めに言ってくれないと希望日時に立会いできない場合がある旨を伝えることです。これだけでも、比較的早くに日時を決めていただけます。
【立会い時間】
・暗くなると部屋のチェック作業が厳しくなるため、冬時間であれば16時を最終立会い時間にするとよいでしょう。
・立会い時間の目安
1K … 30分 2DK … 60分
・現場との移動時間によりますが、概ね立会いと立会いの時間は2～3時間は開けておきましょう。
・立会い後の見積もり時間の目安
1K … 15～30分 2DK … 30～50分
【立会い日時に確定後】
管理会社へ立会い日時確定メールを遅滞なくメール送信
サンプル文
| 件名：立会い日時のお知らせ 株式会社ABC管理 佐藤 様 いつもお世話になっております。 下記、1件の立会い日時をお知らせいたしますのでご確認をお願いいたします。 ・サンパレス一番館 204号室 田村さま 11月4日（土）15時 立会いが完了しましたらご報告させていただきます。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 ------------------------------------------------------------------------------- ○○ ○○ △△株式会社 住所：〒123-4567 東京都○○区○○1-2-3 TEL:03-1234-5678 / FAX:03-2345-6789 携帯：090-9876-5432 Mail：※※※＠aaa.co.jp |
